เราทุกคนมีเวลา 24 ชั่วโมงเหมือนกัน แต่ว่าจะจัดการเวลาได้คุ้มค่าหรือไม่อย่างไรนั้นส่วนหนึ่งก็ขึ้นอยู่กับทักษะการจัดการเวลา (Time Management) ของแต่ละคนด้วย ซึ่งทักษะนี้เป็นหนึ่งใน Soft Skills ที่จำเป็นอย่างมากในยุคปัจจุบันที่โลกเคลื่อนไหวไปอย่างรวดเร็ว โดยสามารถใช้การจัดการเวลานี้ทั้งในส่วนของการทำงาน และจัดการเวลาชีวิตส่วนตัว ความสัมพันธ์ทางสังคมไปพร้อม ๆ กันครับ ซึ่งวันนี้ MenDetails หยิบเทคนิคใน การจัดการเวลา ของมหาเศรษฐีติดท็อประดับโลก 3 คนมาพูดถึงเพื่อที่จะได้ดูว่าคนที่ประสบความสำเร็จนั้นใช้เวลาอย่างไรให้คุ้มค่า พร้อมทั้งยังมีเทคนิคทั่วไปในการ ‘จับโจรขโมยเวลา’ มาฝากด้วย
Elon Musk กับ Time Blocking Method ที่เคร่งครัด
“I think it is possible for ordinary people to choose to be extraordinary.” – Elon Musk
คงจะไม่มีใครไม่รู้จัก Elon Musk (อีลอน มัสก์) หนึ่งในบุคคลผู้ทรงอิทธิพลคนหนึ่งแห่งปี 2021 เป็นวิศวกรและนักประดิษฐ์ที่สร้างนวัตกรรมระดับโลก และยังขึ้นแท่นมหาเศรษฐีอันดับ 1 ของโลก เขา คือ ผู้ให้กำเนิด Paypal และปัจจุบันเป็นเจ้าของพร้อมดำรงตำแหน่งผู้บริหารรถยนต์ไฟฟ้า Tesla และโครงการขนส่งอวกาศ SpaceX นอกจากบริษัทยักษ์ใหญ่สองเจ้านี้ก็ยังมีธุรกิจอื่น ๆ ในมือที่อีลอนมีส่วนร่วมในการคิดค้นและต้องแบ่งเวลาในการจัดการอยู่ในทุกสัปดาห์
สไตล์การทำงานของอีลอนนั้นมีหลายเทคนิคที่ถูกกล่าวถึง ซึ่งวันนี้ MenDetails ขอหยิบเทคนิค Time Blocking มาคุยกันครับ โดย Time Blocking Method นั้น คือ การกำหนดอย่างชัดเจนไปเลยว่าในหนึ่งวัน เราจะทำกิจกรรมอะไรบ้าง (To do list) และกิจกรรมนั้นใช้เวลาทั้งหมดเท่าไหร่ กี่ชั่วโมง กี่นาที บางตำราเรียกมันว่า Time Boxing คิดภาพเป็นการวาดกิจกรรมเป็นกล่อง ๆ ใส่ลงไปในเวลา 24 ชั่วโมง ก็จะทำให้เห็นภาพชัดเจนขึ้นว่าวันนี้เราต้องทำอะไร และให้เวลากับงานไหนเท่าไหร่
นี่เป็นหนึ่งในวิธีการจัดการเวลาที่นักธุรกิจและผู้ประกอบการใช้อย่างแพร่หลาย สำหรับคนที่มีงานต้องจัดการวันหนึ่ง 2-3 อย่างก็อาจจะรู้สึกว่าเวลางานนั้นเพียงพออยู่แล้ว แต่ลองนึกว่าถ้าเรามีงานต้องจัดการที 10-15 อย่างในหนึ่งวันแทนละครับ เราต้องทำอย่างไรจึงจะเห็นภาพรวมในหนึ่งวันได้? ฉะนั้น Time Boxing จึงเป็นวิธีการจัดการเวลาที่เหมาะสำหรับคนที่ยุ่งมาก ๆ มีงานที่ต้องจัดการในหนึ่งวันเยอะมาก ๆ นั่นเอง
ยกตัวอย่าง การใช้ Time Blocking อีลอนจะเป็นคนที่ให้ความสำคัญกับช่วงเวลาเช้าหลังตื่นนอน เขาจะตื่นตอน 7 โมงเช้า และใช้เวลาตอนอาบน้ำคิดไอเดียใหม่ ๆ ขึ้น เขาข้ามการรับประทานมื้อเช้าไปเพราะมองว่าเสียเวลา ก่อนจะเริ่มเช็กและตอบอีเมลเพียงช่วงเวลาเดียวของวัน แล้วก็ลุยงานวิศวกรรมและการออกแบบต่อทั้งวันจนถึง 1 ทุ่มเลยครับ ซึ่งจะสลับวันในการเข้าทำงาน Tesla กับ Space X
ข้อดี คือ จะทำให้เรารู้ว่ามีงานที่ต้องจัดการเท่าไหร่ ภายในเวลาไหน แต่ข้อเสียของมันอาจจะเป็นเรื่องของการกำหนดเวลาของแต่ละกิจกรรม บางทีเราอาจจะจด To do list ไว้ว่าประชุม 1 ชั่วโมง 30 นาทีแล้วหลังจากนั้นไปทำแผนงานส่งลูกค้าต่อ พอเมื่อถึงเวลาจริง การประชุมอาจล่าช้าเกินกว่าที่ Blocking ไว้เป็นชั่วโมงก็ได้ ทีนี้มันก็จะชนงานในลำดับถัด ๆ ไปที่เราวางแผนไว้นั่นเอง หากจะใช้วิธีนี้ในการจัดการเวลา ก็ควรจะใช้กับงานที่เราประเมินเวลาในการทำค่อนข้างแม่นยำ จะได้ทำให้แผนงานทั้งวันไม่คลาดเคลื่อน
Warren Buffett กับ 25/5 rule ที่เขาไม่ได้กล่าว และ การ Exercise your mind
“If you don’t find a way to make money while you sleep, you will work until you die” – Warren Buffett
ปัจจุบันนี้หลายคนคงจะเรียกเขาว่า คุณปู่วอร์เรนด้วยอายุ 90 ปีของเขา แต่ความเป็นตำนานนักเล่นหุ้นที่รวยที่สุดในโลกนั้นยังไม่จางหายไปครับ Warren Buffet (วอร์เรน บัฟเฟตต์) คือ หนึ่งในนักลงทุนที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดในโลกคนหนึ่ง เนื่องจากว่าเขาเลือกที่จะลงเงินไปกับธุรกิจที่เขามั่นใจว่าตนมีความรู้ดีพอแล้วเท่านั้น ปัจจุบันดำรงตำแหน่ง CEO ของบริษัท Berkshire Hathaway ที่เป็นบริษัทโฮลดิ้งซึ่งได้เงินมาจากการเข้าถือหุ้นในบริษัทอื่นครับ
กล่าวถึงกฏ 25/5 rule กันก่อนครับว่านี่เป็นเทคนิคที่หลาย ๆ คนเข้าใจว่าบัฟเฟตต์กล่าวเอาไว้ด้วยตัวเอง ทฤษฏีนั้นเล่าว่าบัฟเฟตต์จะให้เขียน 25 สิ่งที่ในหน้าที่การงานที่อยากทำให้สำเร็จไว้ 25 ข้อ และเลือกเพียง 5 ข้อที่สำคัญที่สุดสำหรับเราเอาไว้ โดย 20 ข้อที่ไม่ได้เลือก จัดเป็น Avoid-At-All-Cost list ให้หลีกเลี่ยงการทำมันไปเลย โฟกัสเพียงเป้าหมาย 5 ข้อแรกเท่านั้น อย่าให้เป้าหมายอื่น ๆ (ที่แม้เราอาจจะมองว่าสำคัญเหมือนกัน) มา Distract ความมั่งมุ่นและดึงเวลาจากสิ่งที่เราเลือกครับ
photo from : AP Photo/Nati Harnik, File
ทั้งหมดนั้นเป็นวิธีหนึ่งในการ Prioritize งานทุกชิ้นให้ถูกต้องว่าอะไรจำเป็นต้องเสร็จก่อน โฟกัสไปทีละอย่าง ซึ่งหลาย ๆ คนก็อาจจะหยิบยกวิธีนี้ไปปรับใช้ให้เข้ากับการจัดการเวลาของตัวเอง จนกระทั่งในปี 2013 งาน Shareholder meeting ของบริษัท Berkshire Hathaway จะมีการเลือกคำถามจากบุคคลที่เข้าร่วมงานบางส่วนขึ้นมาเพื่อให้บัฟเฟตต์ตอบคำถาม ซึ่งหนึ่งในผู้โชคดีนั้น คือ Alex Banayan ผู้ที่ถามคำถามว่า
“ผมเคยได้ยินกฏ 25/5 ว่าบัฟเฟต์จะเขียน 25 ข้อที่อยากสำเร็จในชีวิตไว้และเลือกเพียง 5 ข้อที่สำคัญที่สุด หลีกเลี่ยง 20 ข้อที่ไม่ได้เลือก สงสัยว่าคุณคิดกฏนี้ออกมาได้อย่างไร และมีวิธีใดอีกไหมในการ prioritize ความต้องการของตัวเอง?”
และในวันนั้นเองที่บัฟเฟต์ให้คำตอบว่า “จริง ๆ ผมสงสัยมากกว่าว่าทฤษฎีนี้มาได้อย่างไร มันฟังดูเป็น Method ที่ดีสำหรับการจัดการนะ แต่มันดูมีระเบียบวินัยมากกว่าสิ่งที่ผมเป็นจริง ๆ” และยังเสริมด้วยว่า “ผมจำไม่ได้เลยว่าเคยสร้างเช็กลิสต์เหล่านี้ในชีวิต”
แม้ความจริงข้อนี้จะเปิดเผยแล้วว่า 25/5 rule ไม่ใช่ของเขา แต่ก็ยังมีคนอีกมากที่ไม่ทราบครับ ในขณะที่บางคนที่ทราบก็ตั้งคำถามขึ้นว่า ในทางกลับกัน แม้ว่าคนที่คิดวิธีการนี้ขึ้นมาจะไม่ใช่วอร์เรน บัฟเฟตต์ก็ตาม แต่ถ้าพูดถึงวิธีการจริง ๆ แล้วก็นับว่านำไปใช้ได้จริงหรือเปล่า? ส่วนนี้ MenDetails คงต้องบอกว่าแล้วแต่มุมมองของแต่ละคนครับ แต่อย่างน้อยแล้วเราก็ควรจะได้รับชุดข้อมูลที่ถูกต้องว่าวิธีการหรือเทคนิคใด ๆ ที่เราจะนำไปใช้ครับ
สำหรับกุญแจแห่งความสำเร็จหนึ่งของปู่บัฟเฟตต์จริง ๆ แล้ว คือ การเข้านอนอย่างชาญฉลาดขึ้นในทุก ๆ วัน เขาเป็นคนที่มีนิสัยรักการอ่านและหมั่นหาความรู้เพิ่มพูนอยู่เสมอ บัฟเฟตต์ใช้เวลาเกือบทั้งวันในการนั่งอ่านหนังสือ และสิ่งนี้แหละคืออาวุธที่ทำให้เขาประสบความสำเร็จในธุรกิจครับ “นี่คือวิธีการสร้างความรู้ให้เพิ่มพูนขึ้น เช่นเดียวกับการเพิ่มดอกเบี้ยทบต้น” เขากล่าวเช่นนั้น ซึ่งเราทุกคนก็ควรแบ่งเวลาวันละเล็กน้อยเพื่อศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมให้ตัวเองพัฒนาขึ้นในทุกวันเช่นกัน
Bill Gates กับการปลีกวิเวกไปกระท่อมกลางป่า
Bill Gates (บิล เกตส์) เป็นหนึ่งในนักธุรกิจที่คนรู้จักกันทั่วโลกในฐานะผู้ก่อตั้งบริษัท Microsoft ในอดีตเขาเคยครองตำแหน่งมหาเศรษฐีอันดับ 1 ของโลกติดต่อกันมาหลายปี เพราะเขาเป็นหนึ่งคนสำคัญในช่วงของการเปลี่ยนผ่านยุคสมัยอินเทอร์เน็ต เป็นคนผู้บุกเบิกยุคคอมพิวเตอร์แรก ๆ นั่นเอง
บิล เกตส์เป็นคนที่ให้ความสำคัญกับการจัดสรรเวลาเป็นอย่างมากครับ มีเทคนิคเกี่ยวกับการจัดการเวลาอยู่หลายข้อที่เขาเคยให้สัมภาษณ์ไว้ อย่างเช่น ต้องวางแผนงานให้ชัดเจน รู้จักจัดลำดับความสำคัญ นอนให้พอเนื่องจากเขาเป็นคนที่ให้ความสำคัญกับเวลาพักผ่อน เมื่อพักผ่อนเพียงพอร่างกายจึงจะพร้อมสำหรับการทำงาน และอย่าใช้เวลากับสิ่งไม่มีค่า เป็นต้น แต่สำหรับเทคนิคของบิล เกตส์ที่เราสนใจเป็นพิเศษ คือ สัปดาห์แห่งการคิด (Think Week)
สำหรับเทคนิคนี้ จะทำให้เข้าใจว่านอกจากการจัดการในลักษณะวางแผนสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันหรือการกำหนดระยะเวลาของงานแต่ละชิ้นแล้ว การหาเวลาว่างเพื่อเป็นพื้นที่สำหรับคิดและตกตะกอน ก็นับว่าเป็นอีกหนึ่งมุมในการจัดการเวลาเช่นกันครับ
บิล เกตส์ จะหาเวลาอย่างน้อย 2 ครั้งต่อปีเพื่อปลีกวิเวกตัวเองไปอยู่ในกระท่อม (Cabin) กลางป่าเขา พักจากงานไปเลยเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ โดยกิจกรรมที่ทำตลอดวัน คือ อ่านงานวิจัยหรือเอกสารบางอย่างที่ไม่ได้มีเวลาอ่านในเวลาทำงานปกติครับ เป็นช่วงหมกตัวอยู่ในกระท่อมเพื่อศึกษาอย่างเดียวเท่านั้น ไม่มีการติดต่อสื่อสารกับใครยกเว้นผู้ดูแลที่จะมาส่งอาหารในแต่ละวันเท่านั้น
ซึ่งการอยู่คนเดียวเพื่อการอ่านจะทำให้เขามีสมาธิโฟกัสกับสิ่ง ๆ นั้นได้มากกว่าปกติ หลายครั้งไอเดียของงานใหม่ ๆ ก็ได้มาจากการตกตะกอนจากสัปดาห์ Think week นี่แหละครับ อย่างเช่น Internet explorer ที่เกิดขึ้นในปี 1995 เป็นต้น จุดนี้ถือว่าน่าสนใจ
เมื่อคนเรา Pause การสื่อสารกับคนอื่นสักระยะและหาเวลาอยู่กับตัวเองบ้าง อาจทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์บางประการที่เป็นผลดีต่องานและเป้าหมายของเราขึ้นมาก็ได้ โดยเราอาจไม่จำเป็นต้องหายตัวไปเป็นสัปดาห์เหมือนบิล เกตส์ เพียงแค่ลองใช้เวลาก่อนนอนอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง หาพื้นที่โปร่ง ๆ ปิดโทรศัพท์แล้วทำสิ่งที่ปกติไม่มีเวลาทำ เช่น นั่งอ่านหนังสือ หรือคิดแพลนงาน อาจจะได้คำตอบอะไรดี ๆ ก็เป็นได้
จับโจรขโมยเวลาในตัวเองให้ได้
หากใครหลายคนมองว่าการจะจัดการเวลาให้เหมือนกับนักธุรกิจระดับโลกนั้นดูจะเป็นการจัดการที่ไกลตัวเกินไป เราขอหยิบเคล็ดลับใน การจัดการเวลา สำหรับคนทั่วไปมาแนะนำเป็นตัวปิดท้าย กับ 3 เทคนิคของอาจารย์คิม รันโด ผู้เป็นทั้งอาจารย์และนักเขียนที่มีผลงานหลายเล่มขึ้น Best Seller ทั้งในประเทศเกาหลีและไทย เช่น เพราะเป็นวัยรุ่นจึงเจ็บปวด พันครั้งที่หวั่นไหวกว่าจะเป็นผู้ใหญ่
คำว่าโจรขโมยเวลาที่พูดไปข้างต้นนั้น เป็นตัวเปรียบเปรยการเสียเวลาไปกับอะไรอย่างเปล่าประโยชน์ ซึ่งทุกคนมักมีโจรขโมยเวลาซ่อนอยู่ในตัวเอง หากไม่จับให้ได้นั้นก็จะยากต่อการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ฉะนั้นเริ่มต้นด้วย ‘การจัดการเวลาให้สัมพันธ์กับเป้าหมาย’ ให้ถามตัวเองก่อนว่าเรากำลังวางแผนทำสิ่ง ๆ นี้ไปเพื่ออะไร ซึ่งทุกคนก็คงมีเรื่องที่ต้องทำวันหนึ่งไม่รู้ตั้งเท่าไหร่ คิดก่อนว่าทำไปทำไม แล้วค่อยจัดเรียงลำดับความสำคัญว่าอะไรต้องทำก่อนทำหลัง
จุดที่น่าสนใจนั้นอยู่ที่ว่ามันไม่ใช่เพียงวางแผนว่าจะเริ่มทำอะไรเท่านั้น แต่รวมไปถึงการวางแผนว่าจะเลิกทำอะไรด้วยครับ เนื่องจากวัน ๆ หนึ่งเรามีเวลาจำกัด คงเป็นไปไม่ได้ที่จะทำทุกอย่างที่อยู่ใน list ให้จบ ฉะนั้นเราต้องพิจารณาและเลือกว่า อะไรที่ต้องเริ่มทำ และ อะไรที่ต้องเลิกทำ (ไม่ได้หมายถึงการเลิกถาวรนะครับ เพียงแค่ให้ตัดออกจาก schedule วันนี้ก่อน)
เทคนิคต่อมา เป็นเรื่อง‘ทฤษฎีเศษเวลา’ เราเชื่อว่าในหนึ่งวันทุกคนจะมีเวลาเว้นว่างหลักหน่วยนาทีอยู่หลายช่วง และไม่ได้ทำอะไรเป็นพิเศษ อาจเป็นการนั่งนิ่ง ๆ ให้เวลาไหลผ่านไป หรือเวลารอคนตอนนัดกัน ตอนรอรถขนส่งสาธารณะ รอประชุม ซึ่งอาจารย์คิมบอกไว้ว่า เวลา 15 นาทีเป็นช่วงเวลาที่เกิดขึ้นบ่อยในระหว่างวัน เป็นช่วงเวลาก้ำกึ่งที่จะว่าสั้นก็สั้น แต่จะว่าเพียงพอต่อการทำอะไรบางอย่างได้ก็ใช่เช่นกัน
ถ้าทุกคนหยิบเวลาที่ปล่อยทิ้งเปล่านี้มาทำให้เกิดประโยชน์ขึ้นได้ เราอาจจะจัดการงานหรือธุระบางอย่างเสร็จได้ไวหรือได้เยอะกว่าที่คิด ซึ่งถ้าให้คาดเดา พฤติกรรมหนึ่งที่ทำให้หลายคนเสียเวลาระหว่างวันไปเยอะที่สุดอาจจะเป็นการนั่งไถสมาร์ทโฟน
หากเราฮึบขึ้นมาได้ว่า ลองเอาเวลาตรงนี้ไปทำธุระสั้น ๆ ที่ใช้เวลา 15 นาทีจบ เช่น เช็กอีเมลลูกค้า โทรศัพท์ติดต่องาน รับรองว่าเป็นการช่วยจัดการเวลาในแต่ละวันได้ดีขึ้นเยอะเลยล่ะครับ
สุดท้าย เทคนิคข้อที่สาม ยิ่งยุ่งยิ่งมีเวลาครับ เป็นอีกข้อที่อาจจะไม่สามารถเรียกเต็มปากได้ว่าเทคนิค แต่เป็นการรู้จักหยิบงานหรือสิ่งที่ต้องทำไปวางให้ถูกเวลาครับ หากลองสังเกตตัวเองดู หลายคนอาจพบว่า ในเวลาที่งานยุ่งที่สุด กลับเป็นเวลาที่ Productive ที่สุด เพราะฉะนั้นหากลงมือทำงาน หรือสิ่งที่แพลนไว้ในช่วงที่ยุ่ง อาจจะทำให้คืบหน้ามากกว่าเริ่มในเวลาที่ว่างมาก ๆ ก็เป็นได้
นี่ก็เป็นเทคนิคใน การจัดการเวลา 4 แบบที่ MenDetails มองว่าน่าสนใจ และแต่ละสไตล์ก็ค่อนข้างชัดเจนว่าเมื่อสไตล์การทำงานไม่เหมือนกัน วิธีการจัดการเวลาก็แตกต่างกันไปครับ ฉะนั้นเราก็ควรเลือกวิธีการจัดการเวลาให้เหมาะกับจำนวนงานในแต่ละวันของเรา ดูว่าวิธีการทำงานของเราเป็นแบบใดและควรจะดึงเทคนิคการจัดการเวลาของใครมาใช้งานครับ และเรายังเคยพูดถึงกฎในการประชุมของ Jeff Bezos มหาเศรษฐีติดท็อปของโลกเอาไว้ด้วยเช่นกันครับ