ชั่วโมงทำงานในออฟฟิศของคนส่วนใหญ่นั้นมี 8 ชั่วโมงเท่ากัน แต่เชื่อหรือไม่ว่าเราใช้หรือไม่ว่าเราใช้เวลากว่าครึ่งหนึ่งของชั่วโฒงทำงานเหล่านี้ไปกับสิ่งที่ความจริงแล้วไม่ได้เกี่ยวข้องกับเนื้องานจริงๆของเราเท่าไหร่นักเลย แต่เราก็ยังคงทำงานแบบนี้เรื่อยมาโดยไม่ได้รู้สึกตัวว่ามีบางอย่างผิดปกติเกิดขึ้น วันนี้ MenDetails จะขอหยิบเอาเทคนิคการจัดการชั่วโมงการทำงานของเราให้ Productive หรือมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิมมาฝากกันครับ
ลดจำนวน “การประชุม”
งานวิจัยจากต่างประเทศพบว่าโดยเฉลี่ยแล้วคนทำงานใช้เวลาไปกับการประชุมราวๆ 4 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ซ้ำยังบอกว่ากว่าครึ่งหนึ่งของเวลาที่เสียไปกับการประชุมนั้น มันไม่ได้ส่งผลให้เกิดประโยชน์อะไรเท่าไหร่นัก ดังนั้นขั้นตอนแรกสุดที่จะทำให้ชั่วโมงทำงานของพนักงานแต่ละคนเกิดประโยชน์มากขึ้นก็คือการตัดลดจำนวนการประชุมที่ไม่ได้สลักสำคัญทิ้งไป ต่อมาก็คือผู้ที่จะเข้าประชุมควรจะเชิญคนเข้าประชุมอย่างรอบคอบมากขึ้น คิดให้ดีว่าใครกันแน่ที่สำคัญจริงๆที่จะต้องเข้าประชุม จากนั้นก็ตัดคนที่ไม่ได้สำคัญอะไรกับการประชุมออกไป เพื่อให้เขาได้มีเวลาไปทำงานที่คั่งค้างโดยไม่ต้องมานั่งเพียงแค่พยักหน้าหงึกๆอยู่ในห้องประชุมนั่นเอง
ปรับวิธีการติดต่อสื่อสารระหว่างกันในที่ทำงาน
การติดต่อสื่อสารกันได้ดีในที่ทำงานนั้น ไม่ได้เกิดที่ในห้องประชุมเท่านั้น ถึงแม้การประชุมจะลดน้อยลง แต่ถ้าที่ทำงานมีวิธีการติดต่อสื่อสารที่รวดเร็วและแม่นยำ คนที่ไม่ได้เข้าประชุมก็สามารถทราบรายละเอียดที่เกิดขึ้นในห้องประชุมได้เช่นกัน ยิ่งในปัจจุบันมีสมาร์ทโฟน และแอพพลิเคชั่นสำหรับการติดต่อสื่อสารกันทาง Online มากมายมาเป็นตัวช่วยให้การติดต่อกันง่ายขึ้นกว่าเดิมเยอะเลยทีเดียว
นอกจากนี้การศึกษาโดยนิตยสารไทม์ยังพบว่า พนักงานบริษัทมักโดนขัดจังหวะการทำงานจากเพื่อนร่วมงานอยู่บ่อยๆ เฉลี่ยราวๆ 7 ครั้งต่อชั่วโมง การที่เพื่อนร่วมงานเรียกเราไปถามคำถามหรือบอกเล่าเรื่องราวต่างๆทำให้การทำงานของตัวเองไม่ต่อเนื่องและเสียสมาธิไปอย่างน่าเสียดาย วิธีการแก้ไขก็คือทุกคนควรจะขัดจังหวะกันให้น้อยลงในขณะทำงาน และหากอยากจะถามคำถามใดที่ไม่เร่งด่วนก็ควรใช้วิธีการติดต่อด้วยช่องทางอื่นๆ เช่น ผ่านข้อความบนโทรศัพท์ หรือระหว่างที่พักเบรกดื่มกาแฟ เป็นต้น
ใช้อีเมลล์อย่างฉลาด
งานวิจัยของมหาวิทยาลัย UC Irvine ในสหรัฐอเมริกาได้ทำการทดลองโดยให้พนักงานบริษัทจำนวน 13 คนทำงานโดยไม่ต้องใช้อีเมลล์เป็นเวลา 5 วัน ผลที่ได้ก็คือการทำงานเป็นไปราบรื่น งานสำเร็จมากขึ้น นั่นเพราะพนักงานแต่ละคนไม่ถูกขัดจังหวะและมีสมาธิในการทำงานที่ดีขึ้นโดยไม่ต้องใช้เวลาไปกับการรับตอบอีเมลล์ แต่นี่ไม่ได้หมายความว่า ‘อีเมลล์’ เป็นสิ่งเลวร้ายที่เราควรกำจัดมันให้สิ้นซากแต่อย่างใด เพราะประโยชน์ของอีเมลล์ก็ยังคงมีอยู่ เพียงแต่ในปัจจุบันเราใช้อีเมลล์กัน ‘พร่ำเพรื่อ’ มากเกินไปหน่อย เพราะไม่ว่าจะเป็นเรื่องหยุมหยิมเล็กน้อยแค่ไหนก็ใช้อีเมลล์ยิงคุยกันตลอด ราวกับมองว่าอีเมลล์คือ LINE ในที่ทำงาน ซึ่งนั่นทำให้เราเสียเวลาในการร่างอีเมลล์เขียนตอบกลับไปมาแทนที่จะเอาไปทำงานที่สำคัญกว่าอย่างน่าเสียดาย ดังนั้นเราควรใช้อีเมลล์อย่างฉลาด ไม่ควรพึ่งพาอีเมลล์มากเกินไป เรื่องไหนที่สามารถส่งข้อความสั้น หรือโทรหากันได้ทันทีก็ควรทำ แล้วเอาเวลาที่เหลือมาทำงานอย่างอื่นแทนครับ
หยุดพักให้บ่อยขึ้น
เจ้านายส่วนใหญ่มักมีความคิดว่าลูกน้องควรตั้งหน้าตั้งตาและตั้งใจขยันทำงานตลอดเวลา งานจึงจะออกมาดีและมีประสิทธิภาพที่สุด แต่ความจริงแล้วกลับไม่ได้เป็นอย่างนั้นเสมอไป เพราะการพักสายตาออกจากหน้าจอคอมพิวเตอร์หรือกองเอกสารทุกๆ 90 นาทีแล้วไปพักเบรกช่วงสั้นๆนั้น จะทำให้เรารู้สึกสดชื่นผ่อนคลายมากขึ้น และพร้อมที่จะกลับมาทำงานต่อในยกต่อไป แต่จุดสำคัญที่ต้องระวังก็คืออย่าสับสนระหว่างการทำงานอย่างตั้งใจและให้เวลาในการพักเบรกอย่างมีคุณภาพทุกๆ 90 นาที กับการหยุดพูดคุยเล่นกับเพื่อนร่วมงานทุกๆ 10 นาทีเป็นอันขาด เพราะอย่างแรกจะทำให้คุณ productive มากขึ้น แต่อย่างหลังจะทำให้คุณเสียสมาธิจนงานการไม่เสร็จสักทีนะครับ
การจัดการเวลาในที่ทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ใช่การ “ขยัน” หรือ “ทุ่มเท” ให้หนักขึ้นกว่าเดิมเสมอ แต่คือการลดสิ่งที่เข้ามา “ขัดจังหวะ” การทำงานในแต่ละวัน เช่น การประชุม, การคุยเล่นหรือยิงอีเมลล์กันอย่างพร่ำเพรื่อ รวมถึงสรรหาเวลาพักที่มีคุณภาพเพื่อ ‘Refresh’ ตัวเองให้เปิดรับไอเดียใหม่ๆในการทำงานอยู่เสมอ เหล่านี้จะทำให้การทำงานของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้นในจำนวนชั่วโมงทำงานที่เท่าเดิมได้ครับ