รูปแบบการสื่อสารในองค์กรมีการปรับเปลี่ยนไปเรื่อย ๆ ครับ ตามยุคสมัยและสถานการณ์ที่บริษัทเผชิญในขณะนั้น เช่น กรณีที่ต้องกักตัวเพื่อเลี่ยงการแพร่ระบาดของไวรัส หลาย ๆ บริษัทจึงปรับรูปแบบการทำงานไปเป็นแบบ Work from home หรือ การให้พนักงานทำงานหรือบ้านหรือนอกสถานที่โดยไม่ต้องเข้าออฟฟิศ โดยจะใช้วิธีการติดต่อสื่อสารและประชุมกันผ่านทางโปรแกรมออนไลน์ครับ แต่หลายคนอาจไม่เคย ทำงาน อยู่ที่บ้านมาก่อน MenDetails.com จึงมีเทคนิคง่าย ๆ มาแชร์ว่า ปฏิบัติตัวอย่างไร จึงจะทำให้ การทำงานที่บ้านออกมา ได้งานออกมามีประสิทธิภาพกันครับ
ไม่ใส่ชุดนอนอยู่บ้านทั้งวัน ทำตัวให้กระฉับกระเฉง
photo : careerstint.com
ข้อดีข้อหนึ่งของการ ทำงานที่บ้าน คือ ไม่เสียเวลาเดินทางครับ เป็นการลดทั้งค่าใช้จ่ายและขั้นตอนเตรียมตัวในการทำงานออกไปหนึ่งขั้นตอน เมื่อไม่ต้องเอาตัวเองไปฝ่าการจราจรที่แน่นขนัดในตอนเช้า เราจะมีเวลานอนหลับมากขึ้น แต่ไม่ควรปล่อยให้ตัวเองสบายตื่นสายมากจนเกินไปครับ ควรลุกขึ้นมาอาบน้ำ แต่งตัวอยู่ในชุดที่กระฉับกระเฉง อาจไม่ต้องทางการเท่าเวลาออกไปทำงานข้างนอก
photo : flickr.com
แต่ควรเป็นชุดที่ไม่ใช่ชุดนอนครับ เพราะการแต่งกายที่สบายเกินไป บวกกับการเลือกทำงานอยู่บนเตียง จะเป็นสภาพแวดล้อมที่ไม่เอื้อยแก่การ ทำงาน งานอาจไม่เดินหน้าจนทั้งวันนั้นไม่สามารถทำชิ้นงานให้เสร็จทันกำหนดเวลาได้ครับ อย่าให้การทำงานโดยไม่เข้าออฟฟิศกลายเป็น Work From Bed ไปแทนนะครับ
กำหนดเวลา Work From Home ตอนไหนเวลาทำงาน ตอนไหนเวลาพัก
photo : careerstint.com
การทำงานคนเดียวที่บ้าน ไม่ว่าจะนั่งทำงานในห้องนอน ห้องนั่งเล่น หรือส่วนใดของบ้าน จะรู้สึกว่าเวลาวันหนึ่งจะผ่านไปไวมากครับ ด้วยบรรยากาศที่ค่อนข้างสบาย เหมือนไม่ใช่วันทำงานนี่แหละครับ ฉะนั้นควรตั้งกำหนดเวลากับตัวเองไว้ว่า ใน 1 วัน เราต้องทำอะไรบ้าง งานชิ้นไหนที่มีกำหนดส่งในวันนั้น ในแต่ละวันโปรเจคแต่ละชิ้น ควรมีความคืบหน้าเพิ่มขึ้นเท่าไหร่
photo : shutterstock.com
นอกจากนั้นก็ต้องมีเวลาพักผ่อนให้ตัวเองเช่นกัน เวลาไหนควรพักทานข้าว เวลาไหนควรลุกออกจากหน้าจอไปยืดกล้ามเนื้อและพักสายตา จิบกาแฟสักแก้วเพื่อผ่อนคลายสมอง ต้องมีกำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจน จึงจะทำให้การทำงานระหว่างวันดำเนินไปได้อย่างราบรื่น
เทคนิคง่าย ๆ ที่จะช่วยให้เราทำงานในวันนั้น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ คือ หยิบ post-it มาเขียนโน้ต To-do-list ทุกวันครับ แปะไว้ตรงหน้าจอคอมพิวเตอร์หรือโต๊ะทำงานก็ได้ครับ และอย่าลืมเมื่ออะไรที่ทำงานชิ้นไหนสำเร็จก็ checklist ให้เรียบร้อยด้วย
ถึงอยู่บ้านแต่ก็ยังทำงานเป็นทีม อย่าลืมเน้นการสื่อสารระหว่างกันให้ดี
งานทุกชิ้นที่เราได้รับมอบหมาย ย่อมมีทั้งส่วนงานที่ต้องทำคนเดียว และส่วนที่ต้องทำร่วมกับผู้อื่น ทั้งประสานงาน ส่งต่อ และรวมรวมความคิดจากเพื่อนร่วมงานเพื่อให้ชิ้นงานนั้นเสร็จสมบูรณ์ครับ เมื่อต้องมาทำงานอยู่บ้าน บางครั้งอาจรู้สึกเหมือนกำลังทำงานอยู่คนเดียว หากขาดการสื่อสารระหว่างกัน คนอื่นจะไม่ทราบว่าเรากำลังทำงานอะไร ชิ้นไหนอยู่ หรือมีปัญหาต้องการความช่วยเหลืออะไรบ้าง และเราก็จะไม่ทราบว่าคนอื่นกำลังทำงานอะไรอยู่เช่นกัน
photo : pixfeeds.com
ฉะนั้นสิ่งที่ห้ามขาดในการทำงานจากที่บ้าน คือ สื่อสารระหว่างกันให้ชัดเจน คอยอัพเดทงานระหว่างวัน และช่วงเย็นเมื่อหมดวันว่า วันนี้เราทำงานอะไรเสร็จไปแล้วบ้าง งานที่ต้องส่งเรียบร้อยหรือไม่ มีการเปลี่ยนแปลงจากแผนเดิมไหม งานอะไรที่อยู่ระหว่างรอดำเนินการ วันต่อ ๆ ไปต้องดูโปรเจคไหน ทีมจะได้รู้ process การทำงานว่าดำเนินไปถึงไหนแล้ว เราควรจะรู้ความคืบหน้าของคนอื่น และคนอื่นก็ควรจะรู้ของเราเช่นกัน จึงจะเป็นการสื่อสารที่ดีครับ
ต้องเตรียมพร้อมตลอดในชั่วโมงการทำงาน Work From Home
photo : usatoday.com
แม้จะเป็นการทำงานที่บ้าน แต่ต้องจำให้ขึ้นใจว่า นี่เป็นวันทำงาน อยู่ในชั่วโมงการทำงาน เราไม่รู้ว่าเจ้านายหรือทีมจะมีการเรียกประชุมกันเมื่อไหร่ หรือมีคำถามที่จะโทรหากันเมื่อไหร่ ฉะนั้นควรสแตนบายด์ให้พร้อมในชั่วโมงการทำงานครับ
photo : weeklysauce.com
เมื่อไม่ได้ทำงานร่วมกันแบบเห็นหน้า ฉะนั้นการรับโทรศัพท์ หรือตอบ E-mail และ message ภายในเวลาอันรวดเร็วก็ถือว่าสำคัญมาก เป็นการแสดงให้เห็นว่าคุณพร้อมต่อการทำงานอยู่เสมอ
สิ่งสำคัญที่จะทำให้การทำงานจากที่บ้านนั้นมีประสิทธิภาพที่สุด คือ การมีวินัยในตนเองครับ เมื่อทำงานคนเดียว ไม่มีใครมากำหนดเวลาตายตัว เราจำเป็นต้องจัดการงานส่วนของเราให้เสร็จด้วยตัวเองให้ได้ นอกจาก 4 วิธีที่ควรปฏิบัติแล้วยังต้องเลือกใช้โปรแกรมสำหรับติดต่อประชุมงานให้เหมาะสมด้วยนะครับ งานถึงจะออกมามีประสิทธิภาพที่สุด