การนัดประชุมของแต่ละบริษัทแตกต่างกันไปตามขนาดขององค์กรและวิถีการทำงานครับ บางแห่งมีการนัดประชุมทุกเช้า บางแห่งอาจนัดประชุมใหญ่สัปดาห์ละ 1 วัน ซึ่งหลายคนอาจเคยรู้สึกว่า ประชุมจนกินเวลาทำงาน หรือเข้าประชุมแต่สรุปความอะไรไม่ค่อยได้ วันนี้ MenDetails.com อยากให้ทุกคนลองทำความรู้จักกับ กฎพิซซ่า 2 ถาด ของ Jeff Bezos ประธานผู้บริหารแห่ง Amazon.com กันหน่อยครับว่า ประชุมแบบไหนจึงจะมีประสิทธิภาพ และได้งานเป็นรูปธรรมมากที่สุด
รู้จัก Jeff Bezos มหาเศรษฐีที่ประชุมไม่เกินวันละ 6 ชั่วโมง
หากกล่าวถึงชื่อ Jeff Bezos (เจฟฟ์ เบโซส) อาจจะคุ้นหูเพียงบางคน แต่ถ้ากล่าวถึงเว็บ Amazon.com เดาว่าทุกคนคงจะร้องอ๋อออกมา เว็บไซต์ที่เป็นตลาดผู้ค้าปลีกออนไลน์ (E-commerce) ที่ใหญ่ที่สุดในโลกตอนนี้ มีจุดเริ่มต้นจากปี 1996 ในยุคนั้นการใช้อินเตอร์เน็ตในสหรัฐกำลังพุ่งขึ้นสูง แต่ร้านค้าออนไลน์มีอยู่จำนวนน้อย เจฟฟ์ เบโซสจึงเริ่มต้นเว็บไซต์ Amazon.com ด้วยความตั้งใจจะให้เป็นร้านขายหนังสือออนไลน์ที่ใหญ่ที่สุดในโลก
บริษัทเติบโตขึ้นเมื่อเข้าตลาดหุ้น และหลังจากก่อตั้งเพียง 2 ปี เว็บก็ได้ขยายประเภทสินค้าที่จัดจำหน่ายออกไปให้กว้างขึ้น มีทั้ง CD, DVD ไปจนถึงเครื่องใช้อิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ จนกลายเป็นเว็บที่ขายสินค้าทุกอย่างแบบครอบจักรวาลไปในที่สุด
การที่ธุรกิจก้าวหน้าไปได้ไกล แปลว่าจะต้องมีการเพิ่มฐานกำลังคนจำนวนมาก ในช่วงปี 2017 บริษัท Amazon มีพนักงานกว่า 500,000 คน ลองนึกภาพการเป็นผู้บริหารขององค์กรที่ใหญ่ขนาดนั้นดูสิครับว่าจะต้องจัดสรรเวลาอย่างไรและบริหารแบบไหนจึงจะ lead องค์กรให้เติบโตอย่างมั่นคงและมีประสิทธิภาพได้ ซึ่งเจฟฟ์ เบโซส เคยให้สัมภาษณ์ไว้ว่าเขาจะไม่ประชุมเกิน 6 ชั่วโมงต่อวัน และจะไม่ให้มีคนเข้าร่วมประชุมต่อครั้งมากเกินไป นั่นจึงเป็นที่มาของ กฎพิซซ่า 2 ถาด (two-pizza rule) ที่เราจะหยิบมาพูดถึงในวันนี้
กฎพิซซ่า 2 ถาด ทำงานอย่างไร
หลักการประชุมจากเจฟฟ์ เบโซส กับกฎพิซซ่า 2 ถาดนั้นไม่ได้หมายถึง จำนวนถาดพิซซ่าจริง ๆ แต่อย่างใด ความหมายโดยนัย คือ การจำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละครั้งให้อยู่ในปริมาณที่สามารถแบ่งพิซซ่า 2 ถาดใหญ่ทานด้วยกันแล้วเพียงพอครับ
จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม 6-7 คน เป็นตัวเลขที่เหมาะสมที่สุดที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพสูงสุด แต่ถ้าหากจำกัดไม่ได้ก็ควรจะอยู่ที่ไม่เกิน 10 คนครับ
ซึ่งกฏของพิซซ่า 2 ถาด สอดคล้องกับงานวิจัยของ Harvard ที่เป็นผลงานของ J. Richard Hackman ที่บอกไว้ว่าการทำงานเป็นทีมควรจะมีคนไม่เกิน 10 คน เนื่องจากทิศทางการสื่อสารจะทวีคูณขึ้นเมื่อมีจำนวนคนในทีมมากขึ้น เพราะงั้นเมื่อไหร่เรารู้สึกว่าการประชุมครั้งนี้นานเกินไปแล้ว หรือจับใจความจากการประชุมไม่ได้ อาจจะเกิดจากการฟังสาร (message) ที่เยอะเกินและหลายทางจนเกินไปทำให้หลุดโฟกัส จนกลายเป็นว่า การประชุมครั้งนั้นใช้เวลากับการสื่อสารกันมากกว่าการผลิตงาน ออกมานั่นเอง
นอกจากเรื่องจำนวนคนแล้ว ยังมีเรื่องของความเกี่ยวข้องของผู้คนด้วยครับ ผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องมีความเกี่ยวข้องกับหัวข้อที่นัดประชุมกันในครั้งนั้น ๆ เพื่อที่เข้าไปแล้วจะได้มีส่วนร่วมในการเสนอ คิด และตัดสินใจ ไม่ใช่เข้าไปนั่งฟังแล้วเสียเวลาในการประชุมโดยเปล่าประโยชน์
ข้อดีของกฎพิซซ่า 2 ถาด
การจำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม รวมถึงเลือกเฉพาะคนที่เกี่ยวข้องกับการประชุมมาเข้าร่วม มีข้อดี คือ จะทำให้การสื่อสารระหว่างกันทั่วถึง ทุกคนมีส่วนร่วมได้เต็มที่ เป็นการเสริมการสื่อสาร 2 ทาง (two-way communication) ให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็นอย่างเต็มที่ ทั้งในแง่ฟังได้เต็มที่และเสนอความคิดเห็นได้เต็มที่ เมื่อทุกคนมีส่วนเกี่ยวข้องกับเนื้อหาการประชุม ก็ถือเป็นการสร้างบรรยากาศในห้องประชุมให้จริงจังขึ้น และยังมีโอกาสที่จะตกผลึกไอเดียได้ไวขึ้น เพราะเป็นหัวข้อที่ทุกคนมีส่วนในการรับผิดชอบร่วมกัน ยากที่จะมีใครหลุดโฟกัสจากเนื้อหาที่กำลังคุยกัน
และข้อดีอีกอย่าง คือ สามารถตัดสินใจได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากเป็นเรื่องที่อยู่ในความรับผิดชอบของเรา การฟังความคิดเห็น ไอเดียใหม่ ๆ หรือวิธีแก้ปัญหา ต่อให้ออกความเห็นรายคนทุกคนก็จะกินเวลาไม่นานจนเกินไปนัก และที่ประชุมสามารถตัดสินใจในประเด็นสำคัญได้ดีโดยคำนึงถึงข้อดีข้อเสียอย่างรอบรอบเพราะเป็นเรื่องที่ตนมีส่วนเกี่ยวข้อง
ข้อจำกัดของกฎพิซซ่า 2 ถาด
การนำกฎพิซซ่า 2 ถาดมาใช้ก็ต้องดูให้เหมาะกับขนาดขององค์กรตัวเองด้วยครับ เนื่องจาก amazon มีพนักงานจำนวนมากคงเป็นไปไม่ได้จะบริษัททั้งบริษัทพร้อมกัน หรือทั้งแผนกใดแผนกหนึ่งพร้อมกัน จึงมีการตั้งกฎนี้มาเพื่อให้มีการประชุมรายย่อยของแต่ละทีม เหมือนเป็นการสร้างการแข่งขันระหว่างพนักงานด้วยกันเองเพื่อพัฒนาผลลัพธ์ให้ไปได้ไกล พร้อมทั้งเป็นแรงในการต่อยอดความคิด รวมถึงผลักดันให้เกิดไอเดียใหม่ ๆ ให้ได้มากที่สุดด้วย
เมื่อเป็นกฎที่ใช้กับการประชุมกลุ่มเล็ก เช่น ประชุมในแผนกเดียวกัน ประชุมทีมย่อยในแผนก ต้องระวังการขาดการสื่อสารระหว่างกลุ่ม ต้องมีการประชุมระหว่างแผนกเพื่อประสานกันให้งานทั้งหมดที่กำลังดำเนินการเป็นไปในทิศทางเดียวกับเป้าหมายของบริษัทครับ ควรมีการนัดประชุมของหัวหน้าแผนก หรือประชุมผู้บริหาร และอย่าปล่อยให้การแยกกันทำงานคนละทีม กลายเป็นการแยกขาดเพราะอาจส่งผลต่อการทำงานในภาพรวมได้
หลักการอื่นประกอบที่ทำให้การประชุมออกมามีประสิทธิภาพ
นอกจากกฎพิซซ่า 2 ถาดที่เกี่ยวกับเรื่องการกำหนดจำนวนคนที่เข้าประชุมแล้ว ยังมีรายละเอียดอื่น ๆ ที่เจฟฟ์ เบโซสให้พนักงานปฏิบัติในการเข้าร่วมการประชุมในแต่ละครั้ง สำหรับพนักงานที่มีไอเดียหรือสิ่งที่ต้องการนำเสนอ จะต้องเขียนไอเดียนั้นลงบนกระดาษให้จบภายใน 6 หน้ากระดาษ แทนที่จะเป็นการสร้างสรรค์สไลด์ใส่ลงไปใน powerpoint, keynote หรือโปรแกรมเสนองานอื่น ๆ อย่างที่เรานิยมทำกัน
โดยสิ่งที่เขียนลงในเอกสารจะต้องเขียนอย่างละเอียด ครบถ้วนในรูปประโยค ไม่ใช่การเขียนแบบสรุปใจความสั้น ๆ เป็น bullet เพื่อที่ตัวคนนำเสนอและผู้ร่วมประชุมคนอื่น ๆ จะได้ใส่ใจในเนื้อหาที่กำลังจะนำเสนอเข้าที่ประชุมจริง ๆ
การเขียนเองด้วยลายมือเป็นตัวช่วยจดจำที่ดีครับ ทำให้เราได้ทบทวนประเด็นที่ต้องการจะเสนอและพรีเซนต์ในที่ประชุมได้อย่างราบรื่น โดยจะให้ผู้เข้าประชุมทั้งห้องอ่านเอกสารทั้งหมดให้จบก่อน จึงค่อยเริ่มให้คนเสนอไอเดียเล่าให้ฟังว่าสิ่งที่ตนเตรียมมานั้นเป็นอย่างไร เพื่อที่ทุกคนจะได้มีความเข้าใจเนื้อหาตรงกัน
ไม่ว่าจะหยิบยกเทคนิคของใครมาใช้เพื่อให้การประชุมของบริษัทมีประสิทธิภาพ ก็ต้องนำมาโดยปรับให้เข้ากับวัฒนธรรมและขนาดขององค์กรด้วยครับ สำหรับกฎพิซซ่า 2 ถาดคงทำให้เรามองเห็นว่า การเลือกคนเท่าที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการประชุม จะทำให้เป็นการประชุมที่ได้งานเป็นเรื่องเป็นราวออกมาครับ
